Theo Quyết định, thủ tục được tái cấu trúc là thủ tục xét tặng danh hiệu "Nghệ nhân nhân dân", "Nghệ nhân ưu tú" trong lĩnh vực nghề thủ công mỹ nghệ tại Hội đồng cấp tỉnh, do Sở Công Thương Hà Nội chủ trì giải quyết. Việc tái cấu trúc nhằm triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình – liền mạch – thực chất, lấy người dân làm trung tâm, dựa trên dữ liệu và khai thác tối đa các nền tảng số dùng chung.
Khắc phục hạn chế trong thực tiễn giải quyết thủ tục
Qua rà soát, đánh giá hiện trạng cho thấy mặc dù thủ tục đã được quy định ở mức độ dịch vụ công trực tuyến toàn trình, song thành phần hồ sơ chưa được mô tả cụ thể, gây khó khăn cho cá nhân khi thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến. Bên cạnh đó, hệ thống dịch vụ công còn tồn tại một số hạn chế về hiệu năng và khả năng tự động hóa, như việc chưa khai thác triệt để dữ liệu dân cư để tự điền thông tin trên biểu mẫu điện tử, người dân vẫn phải ký số khi đăng nhập qua VNeID, một số khâu xử lý nội bộ còn phụ thuộc vào hệ thống thứ ba, làm phát sinh thời gian và chi phí không cần thiết.
Việc tái cấu trúc lần này tập trung xử lý các điểm nghẽn nêu trên, hướng tới việc điện tử hóa toàn bộ quy trình, từ tiếp nhận, thẩm định đến trả kết quả, bảo đảm cán bộ, công chức có thể xử lý hồ sơ hoàn toàn trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Hoàn thiện thành phần hồ sơ theo hướng số hóa, tái sử dụng dữ liệu
Theo phương án được phê duyệt, thành phần hồ sơ của thủ tục được quy định rõ ràng, phù hợp với Luật Giao dịch điện tử và các quy định có liên quan. Trong đó, bản khai thành tích đề nghị xét tặng danh hiệu được cấu hình dưới dạng E-Form điện tử trên Cổng Dịch vụ công; các thông tin cơ bản của người nộp hồ sơ được hệ thống tự động điền thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi công dân đăng nhập bằng số căn cước công dân.
Đối với các tài liệu chứng minh đóng góp trong việc giữ gìn, truyền nghề, dạy nghề, người dân có thể nộp bản điện tử, bản sao điện tử hoặc đính kèm đường dẫn đến các tư liệu số như video, hình ảnh. Các dữ liệu này được lưu trữ trong kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, cho phép tái sử dụng trong các lần thực hiện thủ tục tiếp theo, hạn chế tối đa việc phải nộp lại giấy tờ đã có.
Quy trình giải quyết liền mạch, xử lý hoàn toàn trên môi trường số
Quy trình điện tử sau tái cấu trúc gồm 5 bước: Chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, tiếp nhận, thẩm định và nhận kết quả. Toàn bộ các khâu đều được thực hiện trên môi trường mạng. Hệ thống cung cấp sẵn các biểu mẫu điện tử cho từng tình huống xử lý, từ yêu cầu bổ sung hồ sơ đến thông báo không đủ điều kiện hoặc ban hành kết quả giải quyết.
Lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền có thể ký số trực tiếp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, hồ sơ sau đó được tự động lấy số, vào sổ và phát hành, qua đó giảm sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao tính minh bạch. Kết quả giải quyết được trả dưới dạng bản điện tử và lưu trữ trong kho dữ liệu của cá nhân; trường hợp có nhu cầu nhận bản giấy, kết quả sẽ được gửi qua dịch vụ bưu chính theo địa chỉ đăng ký.
Tiết kiệm hơn 75% chi phí tuân thủ thủ tục hành chính
Một trong những điểm nổi bật của phương án tái cấu trúc là hiệu quả kinh tế – xã hội mang lại. Theo tính toán, tổng chi phí tuân thủ thủ tục xét tặng danh hiệu "Nghệ nhân nhân dân", "Nghệ nhân ưu tú" trước khi tái cấu trúc là hơn 66,2 triệu đồng/năm. Sau khi tái cấu trúc, chi phí này giảm xuống còn khoảng 16,17 triệu đồng/năm, tiết kiệm hơn 50 triệu đồng, tương đương 75,6%.
Việc cắt giảm chi phí đến từ việc giảm thời gian chuẩn bị hồ sơ, loại bỏ chi phí đi lại, chờ đợi. Người dân có thể thực hiện thủ tục 24/7, mọi lúc, mọi nơi, chỉ với thiết bị kết nối internet.
Phối hợp đồng bộ, triển khai trong thời gian ngắn
Quyết định giao Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Công Thương và Tổng công ty Mobifone – đơn vị phát triển Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính – để điện tử hóa biểu mẫu, tích hợp, kiểm thử và cung cấp dịch vụ công trực tuyến theo phương án được phê duyệt.
Việc tích hợp, kết nối và chia sẻ dữ liệu chuyên ngành phải hoàn thành chậm nhất trong vòng 05 ngày kể từ ngày ban hành Quyết định. Quyết định có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, tạo tiền đề để thủ tục xét tặng danh hiệu nghệ nhân được triển khai đồng bộ, thống nhất và hiệu quả trên toàn địa bàn thành phố.
Việc tái cấu trúc thủ tục hành chính trong lĩnh vực nghề thủ công mỹ nghệ tiếp tục khẳng định quyết tâm của thành phố Hà Nội trong xây dựng nền hành chính hiện đại – minh bạch – lấy người dân làm trung tâm, góp phần bảo tồn, tôn vinh và phát huy giá trị của các làng nghề truyền thống trong thời kỳ chuyển đổi số.