Thách thức từ phương thức công khai truyền thống
Thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2021 - 2030, trong đó tập trung vào việc xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số, UBND xã Mê Linh đã tích cực nghiên cứu và áp dụng các giải pháp chuyển đổi số. Với mục tiêu lấy sự hài lòng của cá nhân, tổ chức làm thước đo chất lượng phục vụ, UBND xã Mê Linh đã triển khai sáng kiến "Thống nhất hóa nguồn gốc và phương thức công khai thủ tục hành chính". Sáng kiến này đã được Điểm Phục vụ Hành chính công Mê Linh áp dụng ngay từ khi bắt đầu hình thành xã.
Trước đây, việc công khai thủ tục hành chính tại xã Mê Linh chủ yếu dựa vào phương thức niêm yết giấy truyền thống. Phương pháp này bộc lộ nhiều hạn chế trong thời đại số:
- Khó khăn khi tra cứu: Diện tích bảng niêm yết hạn chế, thông tin in nhỏ, đặc biệt với các thủ tục có quy trình dài hàng trăm trang, gây mất thời gian và khó khăn cho người dân, doanh nghiệp.
- Thiếu đồng bộ và chậm cập nhật: Việc sửa đổi, bổ sung thủ tục phải thực hiện thủ công, dễ dẫn đến tình trạng thông tin niêm yết không còn chính xác, lỗi thời so với cơ sở dữ liệu quốc gia.
- Lãng phí nguồn lực: Tốn kém chi phí in ấn, nhân lực và thời gian để in lại, rà soát và thay thế các văn bản mỗi khi có thay đổi.
- Rủi ro từ giải pháp tự phát: Một số nơi tự tạo QR code thông qua các công cụ miễn phí, không đảm bảo tính thống nhất, an toàn thông tin và thiếu sự kiểm soát, quản lý tập trung.
Giải pháp đột phá: QR code thống nhất liên kết Cổng Dịch vụ công quốc gia
Bảng niêm yết TTHC kèm mã QR tra cứu nhanh tại Điểm PVHCC Mê Linh
Để khắc phục triệt để những hạn chế trên, từ ngày 01/7/2025, UBND xã Mê Linh đã chính thức triển khai thí điểm sáng kiến tại Điểm Phục vụ hành chính công (PVHCC) Mê Linh.
Cốt lõi của sáng kiến là thay thế hoàn toàn việc niêm yết giấy bằng hệ thống QR code thống nhất. Mỗi mã QR được tạo lập tự động, quản lý tập trung và liên kết trực tiếp đến một đường dẫn (link) duy nhất của thủ tục hành chính tương ứng trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Mục tiêu là phải đảm bảo mọi thông tin công khai đều đạt chuẩn "đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung".
Cách thức tra cứu thuận tiện, đa kênh
Người dân và doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận thông tin thủ tục hành chính chính xác nhất thông qua nhiều kênh:
- Quét QR code bằng điện thoại thông minh tại Điểm PVHCC.
- Sử dụng máy tra cứu chuyên dụng được trang bị tại Điểm PVHCC.
- Truy cập Trang thông tin điện tử của xã Mê Linh.
Khi quét mã, hệ thống sẽ dẫn thẳng đến trang thủ tục hành chính cụ thể trên Cổng Dịch vụ công, cung cấp đầy đủ thông tin: Trình tự thực hiện, thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, mức phí lệ phí, mẫu đơn, biểu mẫu và căn cứ pháp lý.
Đối với người cao tuổi, người yếu thế chưa thành thạo công nghệ, cán bộ tại Điểm PVHCC Mê Linh vẫn sẵn sàng hỗ trợ tra cứu trực tiếp hoặc hướng dẫn qua video minh họa.
Ý nghĩa và hiệu quả mang lại
Xã Mê Linh thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp hỗ trợ người dân trong thực hiện TTHC,
lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo hiệu quả
Sáng kiến của UBND xã Mê Linh không chỉ khắc phục nhược điểm của phương thức cũ mà còn mang lại nhiều giá trị tích cực:
- Nâng cao chất lượng phục vụ: Tạo môi trường làm việc minh bạch, thân thiện, lấy sự hài lòng của người dân làm trung tâm.
- Đảm bảo tính chính xác, thống nhất: Loại bỏ tình trạng thông tin không chính thống, tự phát, đảm bảo dữ liệu trên toàn thành phố là đồng bộ, cập nhật.
- Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả: Giảm thiểu tối đa chi phí in ấn, thời gian và nhân lực cho công tác hành chính.
- Góp phần chuyển đổi số: Là bước đi cụ thể, thiết thực trong lộ trình xây dựng chính quyền điện tử, hướng tới Chính phủ số tại cơ sở.
Việc áp dụng thành công sáng kiến này tại Mê Linh là một điển hình tốt, góp phần nhỏ nhưng ý nghĩa vào công cuộc CCHC chung của Thành phố, thể hiện tinh thần chủ động, sáng tạo vì sự tiện ích của người dân và sự phát triển của địa phương./.