Kế hoạch được xây dựng nhằm thực hiện các nhiệm vụ theo chỉ đạo của Thành ủy và UBND Thành phố tại Kế hoạch số 38/KH-UBND ngày 26/01/2026; các thông báo kết luận của Thường trực Thành ủy, Bí thư Thành ủy về việc thực hiện Kế hoạch số 20-KH/BCĐ ngày 19/01/2026 của Ban Chỉ đạo 57 Thành ủy.
Hệ thống tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc gửi, nhận văn bản điện tử
Việc triển khai Hệ thống nhằm thiết lập phương thức trao đổi văn bản điện tử thống nhất giữa các sở, ban, ngành, UBND các xã, phường với tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Qua đó, Thành phố hướng tới đổi mới căn bản phương thức làm việc từ giấy tờ sang số hóa, tiết kiệm chi phí xã hội, rút ngắn thời gian xử lý công việc, đồng thời nâng cao tính minh bạch và khả năng giám sát quá trình xử lý văn bản.
Thành phố xác định việc vận hành Hệ thống không chỉ phục vụ quản lý nhà nước mà còn nâng cao chất lượng phục vụ tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc gửi, nhận văn bản điện tử, giúp giảm chi phí tuân thủ, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục, đồng thời góp phần giảm lưu lượng giao thông và phát thải ra môi trường.
Theo lộ trình tại Kế hoạch, từ ngày 01/6/2026, toàn bộ văn bản trao đổi từ các cơ quan nhà nước của Thành phố gửi đến tổ chức, doanh nghiệp sẽ được thực hiện qua Hệ thống (ngoại trừ văn bản mật hoặc có quy định pháp luật chuyên ngành khác). Thành phố cũng sẽ chấm dứt việc gửi song song bản giấy đối với các văn bản đã đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý theo quy định.
Hà Nội đặt mục tiêu phấn đấu 100% doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn đăng ký và sử dụng Hệ thống từ ngày 30/4/2026. Trước ngày 30/6/2026, toàn bộ văn bản trao đổi hai chiều giữa cơ quan hành chính và doanh nghiệp phải được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử. Bên cạnh đó, việc ký kết các hợp đồng kinh tế điện tử giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các đối tác cũng được thúc đẩy hoàn thành trong năm 2026.
Để bảo đảm triển khai hiệu quả, Thành phố yêu cầu hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, tích hợp đầy đủ các chức năng như gửi, nhận, ký số, lưu trữ, tra cứu và theo dõi tiến độ xử lý. Hệ thống phải bảo đảm liên thông với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Thành phố, đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử, chữ ký số, công tác văn thư, lưu trữ và an toàn thông tin.
Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử sẽ liên thông Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Thành phố
Song song với triển khai kỹ thuật, công tác tập huấn và tuyên truyền sẽ được đẩy mạnh để cán bộ, công chức và cộng đồng doanh nghiệp nhanh chóng làm chủ, khai thác hiệu quả Hệ thống. Các hình thức tuyên truyền được đa dạng hóa như xây dựng tài liệu hướng dẫn, video, tổ chức hội nghị, hội thảo, thiết lập tổng đài hỗ trợ và truyền thông trên các nền tảng số.
Về tổ chức thực hiện, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội là đầu mối điều phối, quản trị, vận hành và theo dõi toàn bộ quá trình triển khai. Các sở, ngành và UBND các xã, phường có trách nhiệm bố trí cán bộ đầu mối, tổ chức triển khai đồng bộ, bảo đảm 100% văn bản trao đổi với doanh nghiệp được thực hiện trên Hệ thống theo đúng lộ trình đề ra.
Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm hoàn tất nghiệm thu, bàn giao hệ thống; Văn phòng UBND Thành phố phối hợp bảo đảm kết nối liên thông; cơ quan Thuế Thành phố triển khai thí điểm toàn diện; Thanh tra Thành phố xây dựng quy trình thanh tra, kiểm tra điện tử trên hệ thống. Các hiệp hội doanh nghiệp phối hợp tuyên truyền, hỗ trợ hội viên tiếp cận và sử dụng hiệu quả.
Việc triển khai Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước là bước đi quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số, nâng cao năng lực cạnh tranh. Điều này góp phần xây dựng Chính quyền số của Thủ đô Hà Nội hiện đại, minh bạch, phục vụ tốt hơn cho người dân và cộng đồng doanh nghiệp.