Kế hoạch được ban hành trên cơ sở Luật Lưu trữ, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn liên quan, bảo đảm triển khai đồng bộ, thống nhất trong toàn bộ hệ thống cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, phường trên địa bàn.
Một trong những mục tiêu trọng tâm năm 2026 là đẩy mạnh chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024; bảo đảm kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành, Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của Thành phố.
UBND Thành phố yêu cầu:
- 100% văn bản đi, đến (trừ văn bản thuộc bí mật nhà nước) được tiếp nhận, xử lý, phát hành hoàn toàn trên môi trường điện tử;
- Thực hiện ký số toàn trình;
- 100% công chức, viên chức lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành;
- Kết quả lập hồ sơ điện tử, cập nhật dữ liệu lưu trữ số, tích hợp hệ thống và bảo đảm chất lượng dữ liệu trở thành tiêu chí quan trọng trong đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của tập thể, cá nhân.
Đặc biệt, Thành phố yêu cầu xây dựng bộ siêu dữ liệu (metadata) lưu trữ, chuẩn hóa định dạng và cấu trúc dữ liệu, phân loại và gắn mã định danh hồ sơ, tài liệu nhằm phục vụ quản lý tập trung, khai thác, chia sẻ và tích hợp dữ liệu lâu dài.
Trong bối cảnh triển khai mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm rà soát, thống kê, phân loại toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy; chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng và lựa chọn số hóa tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh.
Việc số hóa được thực hiện theo Đề án "Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội" đã được phê duyệt tại Quyết định số 2112/QĐ-UBND. Sau khi số hóa, dữ liệu phải được kiểm tra chất lượng, chuẩn hóa và cập nhật đầy đủ vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng tra cứu lâu dài.
Đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, các cơ quan, tổ chức thực hiện xác định giá trị và nộp lưu đúng thời hạn vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; đồng thời tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, tài liệu trùng lặp theo đúng quy định của pháp luật.
Năm 2026, công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ tiếp tục được tăng cường, tập trung vào:
- Việc chấp hành các quy định pháp luật;
- Ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số;
- Chất lượng cung cấp dịch vụ lưu trữ;
- Xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ theo quy định mới.
Song song đó, các cơ quan, tổ chức phải thực hiện nghiêm quy định về bảo vệ bí mật nhà nước; quản lý chặt chẽ văn bản mật, chữ ký số, thiết bị lưu khóa bí mật; bảo đảm an toàn hệ thống, an toàn dữ liệu trong quá trình kết nối, chia sẻ thông tin.
Thành phố yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ lịch sử
Bên cạnh nhiệm vụ quản lý và bảo quản, Kế hoạch cũng nhấn mạnh yêu cầu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua phục vụ khai thác, sử dụng theo quy định; xây dựng cơ sở dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ lịch sử; tăng cường thu thập các phông tài liệu có giá trị vĩnh viễn, đặc biệt là tài liệu của các cơ quan sau khi giải thể, sáp nhập, chia tách.