Một số nghiên cứu, đề xuất về chuyển đổi số trong theo dõi, phân tích kết quả cải cách hành chính của các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai Chương trình CCHC giai đoạn 2021 - 2025, Thành phố chưa có một công cụ để theo dõi, phân tích, đánh giá quá trình triển khai cũng như kết quả đạt được của CCHC theo quý, tháng, năm một cách khoa học, định lượng và có sự so sánh giữa các sở, ban, ngành; giữa các địa phương với nhau. Đây là một hạn chế dẫn đến khó khăn trong việc xác định mức độ đạt được hoặc hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch CCHC theo quý, tháng, năm của các sở, ban, ngành, địa phương để có giải pháp kịp thời điều chỉnh cần thiết nhằm đẩy mạnh CCHC trong thời gian tới. Để khắc phục một phần hạn chế này, trước mắt, một trong những giải pháp là Thành phố đã ban hành Chỉ số CCHC áp dụng trong nội bộ Thành phố. Tuy vậy, bộ Chỉ số chỉ xác định kết quả đánh giá CCHC theo năm và thường không có tính kịp thời. Giải pháp xây dựng Hệ thống trực tuyến theo dõi, phân tích kết quả CCHC của các cơ quan, đơn vị phục vụ đánh giá kết quả CCHC theo tháng, quý, năm là cần thiết nhằm cập nhật kịp thời kết quả thực hiện Chương trình CCHC của Thành phố trong thời gian tới và đánh giá mức độ CCHC của các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố; theo đó, giúp giải quyết những vấn đề thực tiễn đặt ra cần phải đổi mới trong triển khai CCHC , đó là:

1. Theo dõi, đánh giá CCHC thông qua công tác báo cáo của các cơ quan, đơn vị

Triển khai Chương trình CCHC giai đoạn 2021-2030 của Chính phủ và Chương trình, Kế hoạch CCHC giai đoạn 2021 - 2025 của Thành phố, các sở, ban, ngành, địa phương thực hiện công tác báo cáo kết quả triển khai nhiệm vụ CCHC theo Quý, 6 tháng, 9 tháng và năm về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Thành phố và Bộ Nội vụ. Theo đó, trong nội bộ của từng sở, ban, ngành, địa phương, công tác báo cáo CCHC theo Quý, 6 tháng, 9 tháng và năm cũng được triển khai thực hiện tới tất cả các đơn vị trực thuộc. Về nội dung báo cáo, chủ yếu nêu tình hình triển khai các hoạt động về CCHC, các kết quả đạt được trên các lĩnh vực như đã xây dựng được bao nhiêu văn bản, mở được bao nhiêu lớp đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, tuyển dụng, thi nâng ngạch được bao nhiêu công chức v.v.. đánh giá một số thuận lợi, khó khăn trong triển khai CCHC và kiến nghị, đề xuất với Thành phố và cơ quan cấp trên những vấn đề cần thiết trong triển khai nhiệm vụ CCHC thời gian tới.

Trên cơ sở đó, quý, 6 tháng, 9 tháng và năm, cơ quan thường trực CCHC của Thành phố (Sở Nội vụ) tổng hợp, phân tích xử lý dữ liệu báo cáo CCHC từ các sở, ban, ngành, địa phương thành một báo cáo chung để báo cáo Thành phố và Bộ Nội vụ (báo cáo tháng, quý, năm). Mà nội dung tổng hợp chủ yếu là lấy các số liệu chuyên ngành, chưa có một công cụ ứng dụng AI hỗ trợ kịp thời để báo cáo Thành phố, Bộ Nội vụ. Về nội dung, báo cáo chủ yếu tổng hợp thủ công các kết quả CCHC theo các báo cáo của các sở, ban, ngành, địa phương, nhiều lúc việc phân tích, đánh giá kết quả đạt được chủ yếu định tính, thiếu số liệu minh họa để từ đó thấy được những mặt mạnh, mặt yếu trong triển khai CCHC của từng sở, ban, ngành, địa phương, nhằm rút kinh nghiệm và đề ra những giải pháp thích hợp, hiệu quả hơn trong thời gian tới. Trong báo cáo cũng có chỉ ra những sở, ban, ngành, địa phương thực hiện tốt công tác CCHC trong năm, hoặc những cơ quan điển hình trên từng lĩnh vực CCHC nhưng chưa có sự phân tích, đánh giá kết quả CCHC giữa các sở, ban, ngành hoặc giữa các địa phương.

Căn cứ kết quả triển khai nhiệm vụ CCHC, hàng năm các sở, ban, ngành, địa phương đã báo cáo kết quả công tác CCHC năm nhằm kiểm điểm, đánh giá những kết quả đạt được và đề xuất phương hướng, nhiệm vụ CCHC những năm tới. Thành ủy đã tổng kết việc triển khai thực hiện Chương trình CCHC giai đoạn 2021-2025, UBND Thành phố chuẩn bị tổng kết Chương trình CCHC giai đoạn 2021 - 2025 và dự kiến mục tiêu, nhiệm vụ giai đoạn 05 năm tiếp theo.

2. Theo dõi, đánh giá CCHC thông qua công tác kiểm tra định kỳ, đột xuất

Hàng năm, trong triển khai kế hoạch CCHC, các sở, ban, ngành, địa phương đã tổ chức hoạt động kiểm tra công tác CCHC của các đơn vị trực thuộc. Việc kiểm tra CCHC có thể được tiến hành độc lập, thời gian ấn định trước, hoặc kiểm tra đột xuất, lồng ghép với hoạt động kiểm tra chung về tình hình tổ chức và hoạt động trong nội bộ của các sở, ban, ngành, địa phương. Thông thường, công tác kiểm tra định kỳ về CCHC được các sở, ban, ngành, địa phương xây dựng kế hoạch từ đầu năm, có thể cùng với kế hoạch CCHC năm. Trong đó, chỉ ra số cơ quan, đơn vị trực thuộc trong kế hoạch kiểm tra, nội dung, thời gian kiểm tra và cơ quan chủ trì triển khai kế hoạch. Trên cơ sở đó, các cơ quan, đơn vị trong kế hoạch kiểm tra sẽ báo cáo về tình hình triển khai nhiệm vụ CCHC của cơ quan, đơn vị mình với kết quả đạt được, những khó khăn, thuận lợi trong thực hiện, cuối cùng là những kiến nghị, đề xuất với đoàn kiểm tra và các cơ quan quản lý nhà nước các cấp. Như vậy, hoạt động kiểm tra chủ yếu tập trung vào công tác nắm bắt tình hình triển khai CCHC của các đơn vị qua báo cáo, kết hợp với việc trao đổi, hỏi đáp về những vấn đề thực tế nảy sinh hoặc có thể kiểm tra thực tế việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ tại một số bộ phận như văn phòng, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả v.v.. thông qua kiểm tra nhằm phát hiện những sai sót trong triển khai công tác CCHC để kịp thời chấn chỉnh, hoặc phát hiện những tập thể, cá nhân điển hình, những sáng kiến trong CCHC để tuyên truyền, nhân rộng. Việc kịp thời phân tích xử lý các vấn đề qua kiểm tra, khắc phục sau kiểm tra cũng là nội dung quan trọng, tuy nhiên do không có hệ thống hỗ trợ nên nhiều lúc cũng chưa báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra và các vấn đề khắc phục qua kiểm tra.

3. Theo dõi, đánh giá qua các chương trình, đề án CCHC

Hiện nay, một số sở, ban, ngành, địa phương được Thành phố giao nhiệm vụ xây dựng các chương trình, đề án chuyên đề theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị về công tác CCHC. Công tác theo dõi, đánh giá việc triển khai thực hiện chương trình, đề án được thực hiện theo tiến độ, nhiệm vụ được giao và qua việc xem xét báo cáo của các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ xây dựng chương trình, đề án tại các cuộc họp giao ban định kỳ hoặc đột xuất của Ban Chỉ đạo CCHC, Chuyển đổi số và Đề án 06 của Thành phố. Theo quy định, việc theo dõi chương trình, đề án là hoạt động thường xuyên và định kỳ cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến tình hình thực hiện chương trình, đề án; phân loại và phân tích thông tin; kịp thời đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảo chương trình, đề án được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định. Đánh giá đề án là hoạt động định kỳ, xem xét toàn diện, có hệ thống và khách quan về tính phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, tác động và mức độ bền vững của chương trình, đề án để có những điều chỉnh cần thiết và rút ra những bài học kinh nghiệm áp dụng cho giai đoạn thực hiện tiếp theo và áp dụng cho các chương trình, đề án khác. Công tác đánh giá được tiến hành định kỳ và đột xuất (khi cần thiết). Tuy nhiên, việc đánh giá các chương trình, đề án CCHC để nâng cao hiệu quả theo dõi, đánh giá phần nào chưa đáp ứng được yêu cầu CCHC do chưa có hệ thống thông tin hỗ trợ để giúp thu thập, phân tích dữ liệu và báo cáo kịp thời, giảm thời gian xử lý thông tin.

4. Theo dõi, đánh giá qua xác định Chỉ số CCHC và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ về kết quả thực hiện công tác CCCH hàng năm đối với các sở, ban, ngành, quận, huyện, thị xã

Để có cơ sở đánh giá kết quả triển khai công tác CCHC hàng năm theo yêu cầu, nhiệm vụ được Thành phố giao cho các cơ quan, đơn vị tại Kế hoạch công tác CCHC năm của Thành phố, ngoài việc theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện công tác CCHC qua các báo cáo công tác CCHC định kỳ, báo cáo CCHC chuyên đề, các cuộc đi kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất, các cuộc họp giao ban của Thành phố với các cơ quan, địa phương, đơn vị, Sở Nội vụ hàng năm tham mưu UBND Thành phố triển khai xác định Chỉ số CCHC và ban hành văn bản hướng dẫn đánh giá kết quả thực hiện công tác CCHC năm đối với các sở, ban, ngành, địa phương. Trên cơ sở đó, Sở Nội vụ báo cáo đề xuất UBND Thành phố công bố kết quả xác định Chỉ số CCHC của các cơ quan, đơn vị và tổng hợp vào kết quả chung của ngành nội vụ phục vụ công tác tổng kết thi đua khen thưởng ngành nội vụ cuối năm. Tuy vậy, kết quả xác định Chỉ số CCHC theo năm thường không mang tính kịp thời do công bố kết quả Chỉ số năm nay vào năm sau liên kề, chưa đáp ứng được những yêu cầu phân tích, đánh giá kết quả CCHC theo tháng, quý, năm và tiến tới thời gian thực để phát hiện, phòng ngừa và đề xuất cơ quan có thẩm quyền những giải pháp phục vụ người dân, tổ chức và doanh nghiệp tốt hơn.

1. Ưu điểm

- Công tác theo dõi, đánh giá CCHC thông qua hệ thống báo cáo, kết hợp với công tác kiểm tra định kỳ, đột xuất của các sở, ban, ngành, địa phương gắn với việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của các sở, ban ngành, địa phương nên tương đối đơn giản, dễ quản lý.

- Bảo đảm sự chủ động trong theo dõi, đánh giá của các cơ quan quản lý nhà nước các cấp. Báo cáo được xây dựng từ dưới lên nên có tính hệ thống, thứ bậc chặt chẽ, bảo đảm độ tin cậy và gắn trách nhiệm của các cấp, các ngành trong việc cung cấp thông tin.

- Việc theo dõi, đánh giá gắn với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên của mỗi cơ quan, đơn vị, do vậy không cần bố trí nguồn lực riêng cho theo dõi, đánh giá (con người, kinh phí, cơ sở vật chất…).

2. Nhược điểm

- Việc theo dõi, đánh giá phần nhiều mang định tính, thiếu số liệu dẫn chứng minh họa kịp thời, do chủ yếu các cơ quan cấp dưới báo cáo cơ quan cấp trên và việc phân tích, xử lý số liệu chủ yếu là "thủ công", chưa có hệ thống xử lý dữ liệu tự động; đồng thời việc kiểm tra của các cơ quan cấp trên do thiếu hệ thống theo dõi trực tuyến, liên kết các số liệu giữa các ngành, lĩnh vực cơ quan theo dõi công tác CCHC, kiểm tra qua báo cáo lời là chủ yếu nên dễ dẫn đến tình trạng cung cấp thông tin thiếu chính xác, phần nào gây khó khăn cho việc đánh giá đúng kết quả CCHC của từng cơ quan, địa phương, đơn vị và đề xuất các giải pháp, biện pháp đẩy mạnh CCHC trong thời gian tới.

- Mặc dù hằng năm UBND Thành phố có triển khai xác định Chỉ số CCHC. Tuy nhiên nội dung đánh giá này thường công bố kết quả của năm nay vào năm sau liền kề, chưa thực sự mang tính kịp thời tiến tới đánh giá theo thời gian thực để Thành phố có định hướng, quyết sách trong triển khai đẩy mạnh CCHC, đáp ứng phục vụ người dân, tổ chức và doanh nghiệp tốt hơn.