UBND thành phố Hà Nội vừa ban hành Công văn số 1109/UBND-NC chấp thuận chủ trương thí điểm Mô hình Hệ thống xác thực và cấp bản sao số tài liệu điện tử. Đây là bước tiến quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp tại Thủ đô.
UBND Thành phố thống nhất triển khai thử nghiệm mô hình theo đề xuất của Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố. Thời gian thí điểm là 3 tháng kể từ ngày ban hành văn bản, làm cơ sở để đánh giá hiệu quả và xem xét nhân rộng trong thời gian tới.
Tái cấu trúc quy trình, lấy người dân làm trung tâm
Mô hình Hệ thống xác thực và cấp bản sao số tài liệu điện tử được xây dựng trên cơ sở tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính truyền thống, đặc biệt là thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Thay vì thực hiện thủ công và phụ thuộc vào giấy tờ, người dân sẽ được hỗ trợ số hóa tài liệu ngay từ khâu tiếp nhận thông qua các Trạm số hóa đặt tại Điểm hỗ trợ dịch vụ công số trên địa bàn.
Các Trạm số hóa đóng vai trò là công cụ hỗ trợ, giúp người dân chủ động quét, số hóa tài liệu và kết nối trực tiếp với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố. Nhờ đó, dữ liệu được đồng bộ nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.
Ứng dụng công nghệ hiện đại trong xác thực và xử lý hồ sơ
Điểm nổi bật của mô hình là ứng dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), nhận dạng ký tự quang học (OCR) và xác thực sinh trắc học. Người dân khi sử dụng hệ thống có thể lựa chọn định danh bằng thẻ Căn cước công dân gắn chip kết hợp xác thực khuôn mặt hoặc thông qua tài khoản định danh điện tử VNeID.
Công dân trải nghiệm Kiosk thông minh
Sau khi định danh thành công, hệ thống sẽ tiến hành quét tài liệu, tự động kiểm tra tính toàn vẹn, định dạng và bóc tách dữ liệu. Các thông tin này được mã hóa và chuyển về máy chủ trung tâm để xử lý. Trong quá trình này, hệ thống cũng có khả năng cảnh báo rủi ro về độ xác thực của tài liệu, góp phần nâng cao tính minh bạch và độ tin cậy.
Hai luồng triển khai linh hoạt
Mô hình thí điểm được thiết kế với hai luồng triển khai chính.
Luồng thứ nhất tập trung vào việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Sau khi hoàn tất các bước định danh, số hóa và kiểm tra, bản sao điện tử sẽ được cấp và trả về cho người dân thông qua các kênh như Cổng Dịch vụ công Quốc gia, email hoặc ứng dụng iHanoi. Bản sao điện tử được gắn mã QR để phục vụ tra cứu, đối chiếu và có giá trị pháp lý tương đương bản giấy theo quy định hiện hành.
Luồng thứ hai phục vụ việc số hóa tài liệu để nộp hồ sơ trực tuyến. Trong trường hợp này, bản sao điện tử được ký số và lưu trữ trên hệ thống, cho phép người dân sử dụng để đính kèm hồ sơ khi thực hiện các dịch vụ công trực tuyến mà không cần phải nộp lại bản giấy.
Phân công rõ trách nhiệm, đảm bảo triển khai đồng bộ
UBND Thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chủ trì triển khai thí điểm, hướng dẫn thống nhất quy trình tiếp nhận, số hóa, xác thực và sử dụng bản sao điện tử từ bản chính, đồng thời theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện. Trung tâm sẽ tổng hợp các khó khăn, vướng mắc phát sinh để kịp thời tham mưu UBND Thành phố xem xét, xử lý.
Sở Tư pháp phối hợp hướng dẫn, theo dõi quá trình triển khai thực hiện. Các sở, ban, ngành Thành phố chủ trì, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công và UBND cấp xã rà soát, điều chỉnh quy trình nội bộ, bảo đảm việc tiếp nhận và sử dụng bản sao điện tử phù hợp với nội dung thí điểm.
Công văn cũng nhấn mạnh: "Trong trường hợp triển khai thử nghiệm mô hình có sử dụng ngân sách nhà nước, các đơn vị phải báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định theo đúng quy định".
Bảo đảm giá trị pháp lý và trách nhiệm các bên
Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Luật Giao dịch điện tử năm 2023, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để triển khai mô hình một cách đồng bộ và hiệu quả.
Bên cạnh đó, công dân phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu cung cấp để số hóa. Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chịu trách nhiệm về việc tiếp nhận, số hóa đầy đủ, chính xác và đảm bảo dữ liệu được xử lý đúng quy trình.
Người dân trải nghiệm Kiosk thông minh
Hướng tới nền hành chính số hiện đại, minh bạch
Việc triển khai thí điểm Hệ thống xác thực và cấp bản sao số tài liệu điện tử không chỉ góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm chi phí xã hội mà còn là bước đi quan trọng trong xây dựng chính quyền số tại Hà Nội.
Thông qua mô hình này, người dân có thể tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn, giảm thiểu việc đi lại, hạn chế sử dụng giấy tờ truyền thống, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
Sau thời gian thí điểm 3 tháng, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố sẽ tổng hợp, đánh giá toàn diện kết quả triển khai, báo cáo UBND Thành phố để xem xét mở rộng phạm vi áp dụng, tiến tới triển khai chính thức nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và điều kiện theo quy định.
Với quyết tâm đẩy mạnh chuyển đổi số, Hà Nội đang từng bước xây dựng hệ sinh thái dịch vụ công hiện đại, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm, hướng tới một nền hành chính chuyên nghiệp, hiệu quả và phục vụ.